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Apprendre à utiliser les outils Google avec Training for Google Apps

Grace au blog du modérateur, j’ai découvert une extension aux différents outils de Google tels que Gmail, Google Agenda, Google Drive, Google Docs, Google+ et Google Classroom.

L’extension ajoute aux différentes applications Google en haut à droite un point d’interrogation entouré par un cercle rouge, bleu, jaune et vert

Capture

Cet icône permet d’accéder à un programme de formation adapté à l’outil utilisé.

Ainsi pas besoin de quitter l’application pour apprendre à l’utiliser.

Comment paramétrer Google

Les parametres qui me donnent des boutons

Quand je veux utiliser des fonctionnalités comme Google sites, Google Doc … il me faut un compte Google. Or il faut d’abord lui fournir une adresse mail. Mais si il EXIGE une adresse Gmail, c’est faux car ce n’est pas une obligation. À partir de cette URL  https://accounts.google.com/SignUpWithoutGmail, la création d’un compte Google se fait en donnant n’importe quelle adresse mail. (Cette information je l’avais déjà partager avec vous.)

Google au fur et à mesure que vous utilisez son moteur de recherche, son navigateur Web Chrome et ses autres applications arrive à déterminer votre profil. L’URL https://www.google.com/ads/preferences/ donne accès à une page Paramètres des annonces qui liste les informations qui vous concernent ce qui lui permet de vous présenter des encarts publicitaires adaptés à votre profil. En cliquant sur Désactiver sur chaque colonne, il ne reste aucune info perso. Certes j’ai encore des pub mais non ciblées.

Certains des paramètres peuvent être modifiés sur https://plus.google.com/settings

A l’extrême limite, vous pouvez supprimer votre compte Google+ : https://plus.google.com/downgrade/

Google donne un formulaire – https://support.google.com/legal – pour demander la suppression d’un contenu indexé et référencé par ses robots et que je juge illégal, diffamatoire, ne respectant pas ma vie privée, etc.  en précisant à quel produit est associé ce contenu et des précisions quant au contenu

Google enregistre l’historique Web des recherches depuis le moteur de recherche quand je suis connectée avec mon compte Google – mais je ne l’ai jamais activé. Sur la page https://history.google.com, il est possible de désactiver l’historisation ou de n’en supprimer que le contenu

Ne possédant pas d’Android donc pas de GPS qui envoie à Google des informations me géolocalisant en permanence,je n’ai pas l’utilité de la page Historique des positions  (options avec réglage pour désactiver ).

Google  peut supprimer un compte Gmail inactif depuis plus de neuf mois. Depuis la page Gestionnaire de compte inactif, il est possible de configurer une alerte mail ou SMS pour être averti, ce qui permet de s’y connecter à temps. Je ne l’ai pas fait car je n’en ai qu’un seul et je m’y connecte plusieurs fois par jour.

Les parametres que j’apprécie

Google Takeout permet de télécharger une copie des données de mon compte dans une archive grâce à  l’URL https://www.google.com/takeout qui prend en compte pour le moment 18 produits Google – dont il est possible de configurez les paramètres – afin de créer une archive  dont Gmail (tous mes mails et contacts que je laisse en vcard), Drive (tous mes dossiers et fichiers), Blogger (je choisis de prendre tous mes blogs) ; ce qui me laisse perplexe par contre c’est qu’il annonce pour les photos de Blogger, il faut inclure Picasa qu’il ne me propose pas (seulement Google photos et Panoramio que j’ai inclus), Youtube … Lancée ce jour à 10h24 (il annonce un temps très long ! Sachez que la création d’archives d’e-mails est longue, et peut prendre des heures, voire des jours entiers.) Terminée à 15 h pour 780 Mo

Google permet de savoir qui se connecte sur mon compte Google depuis la page Votre activité récente  qui affiche les dates et lieux des connexions. (adresses IP de connexion, villes, navigateurs et plateforme).

J’ai donné les autorisations d’authentification à de nombreuses applications tiers en passant par mon compte Google : La liste en est disponible sur la page Autorisation du compte  : ainsi j’ai pu me rendre compte qu’il y en avait dont je ne me souvnais même plus ! Et j’ai fait le ménage car sur cette page j’ai pu supprimer des autorisations.

Activités des fichiers et dossiers dans Google Drive : une vraie collaboration

Un petit bouton en plus ! des petits carrés colorés avec des têtes ! Je ne suis pas l’activité de Google au jour le jour, faut pas éxagérer ! Alors c’est une nouveauté pour moi.

C’est un vrai rapport d’activité dont on dispose avec ce petit bouton en haut à droite
Bouton google drive
Il présente les actions effectuées par moi et tous ceux qui collaborent sur les fichiers et dossiers dans une liste antichronologique : création / modification / renommage / déplacement / suppression de document, restriction de droits d’accès, import d’un nouveau fichier

  • Quand on est dans un dossier, c’est l’activité pour tout ce dossier
  • Quand on coche un document, c’est l’activité pour ce seul document

Et les petits carrés colorés avec des têtes ? ceux avec qui vous partagez et quels droits ils ont
Tetes google drive

C’est plus facile de gérer ainsi la collaboration

Rapport activité google drive

MultCloud. Un accès centralisé à tous mes stockages en nuage

MultCloud : encore un outil me direz vous ?
Oui
Mais je dirais plutot un facilitateur
Il me  permet d’accéder à tous mes espaces de stockage et de sauvegarde en ligne à partir d’une seule et même interface.

Difficile de se retrouver dans plusieurs services de stockage ouverts pour des raisons professionnelles ou personnelles. J’ai des comptes dans plusieurs services de ce genre :

  • Google Drive pour stocker des info telles que copie de documents utiles quand je voyage, partager mes participations au Mooc Gdp, …
  • Google Drive / ma société pour entamer la capitalisation des savoirs
  • Dropbox pour des photos et documents a retrouver sur mon ipad et iphone
  • Box net pour des données société …

La gestion au quotidien devient vite un casse-tête : changement de connexion, recherche sur différents serveurs …
Après enregistrement, il suffit d’ajouter les services utilisés un par un. Et l’intérêt de MultCloud pour moi est qu’il est compatible avec DropBox, Box, Google Drive mais il permet aussi de se connecter à SkyDrive, SugarSync et Amazon S3.
On peut ajouter plusieurs comptes pour un même service (c’est mon cas pour Google Drive et BoxNet) car je dois en gérer plusieurs. Et ce sans avoir besoin de se déconnecter et de se reconnecter pour passer de l’un à l’autre.

Une fois les comptes liés, la magie opère car j’ai pu rechercher un fichier sur l’ensemble de mes espaces de stockage.
J’ai pu aussi

  • consulter le contenu directement depuis MultCloud,
  • déplacer un fichier à l’intérieur d’un espace mais aussi le déplacer d’un espace dans un autre

Il est possible aussi de télécharger des fichiers ou des dossiers et d’en créer de nouveaux.

Et la cesrise sur le gateau : MultCloud est entièrement gratuit. Seule limite pour l’instant la taille des fichiers ne doit pas dépasser 200 Mo.

Générer des mots clés pour mes posts avec Google Drive

J’utilise de plus en plus en plus Google Drive
Et j’y découvre des astuces

Celle ci en provenance de adwords-community

  1. Créer une feuille de calcul (ou spreadsheet) avec le boution Créer
  2. Sur cette feuille de calcul, saisissez un mot clé dans chacune des 3 premières cellules. Ainsi on cible mieux les résultats.
  3. Ensuite, sélectionner les mots clés saisis et tirer la poignée de recopie vers le bas en maintenant la pression sur la touche Ctrl (ou ALT si vous etes sur Mac).

Alors se créé automatiquement une liste de mots clés en lien avec ceux saisis.

Voici un exemple
mot-cles

MOOC Gestion de projet Projet en equipe : l’équipe

Quelques semaines ont passé depuis que je me suis lancée dans l’avanture du Mooc GdP

Chronophage : voila ce qui symbolise ce projet. Mais au combien intéressant !

Les semaines passées ont été très lourdement chargées

La première phase : la fiche de définition

Pour résumer il s’agissait de présenter les objectifs qui seront étudiés par l’équipe
Comment mettre en place un environnement TIC commun – à la fois pérenne et évolutif – pour que les personnes d’un groupe, d’une entreprise, d’une administration :

  • s’entraident
  • partagent leurs connaissances et leurs savoirs
  • se construisent des outils de veille

et de donner les membres de l’équipe.

La deuxième phase : le cadrage

L’étape fut plus difficile car beaucoup plus productive : approfondir les besoins, expliciter l’organisation et le déroulement du projet, l’étude d’antériorités, cahier des charges fonctionnel, l’étude de l’environnement et les retombées.

Mon équipe a produit un travail bien au dela de ce que j’espérais, riche, réellement collaboratif.

Et la difficulté l’a soudée.

  • Nous avons hélas perdu des membres soit par exclusion soit parce qu’ils ont fait le choix de se transformer en « simple visiteur ».
  • Nous avons tiré les conséquences de notre incapacité à produire à temps la première vidéo en temps et heure – en nous rangeant en ordre de bataille pour terminer dossier et présentation pour le 14 juin.

Ce  qui a débouché sur une présentation vidéo de qualité très professionnelle

Une équipe

En début de projet, c’est tentant de foncer dans l’action mais il est une nécessité : consolider l’équipe créée pour l’occasion.
Je vous les présente car c’est par eux que ce projet vit !

  • Barrial Nicolas
  • Mazel Jean-Pierre
  • Sarto Françoise
  • Rieu Marie-Antoine
  • Vilport-Locufier Coralie
  • Grimault Xavier
  • Rieffel Emmanuel
  • Nejib Bejar Mohamed
  • Mbe Ndetatsin Landry

Et je suis le porteur de projet car j’ai eu l’initiative de l’idée et je conduirait le projet « terrain » ensuite.

C’est à travers un fil de discussion dédié que j’ai présenté le projet dont la motivation qui m’animait et ce que j’attendais des membres de l’équipe (compétences, quantité de travail..)

La création d’une équipe soudée est un vrai plus lorsque surviennent les difficultés. Et le travail de groupe est un élément indispensable d’un projet réussi.

Notre équipe – je le rappelle totalement volontaire – a connu quelques péripéties difficiles

  • Totalement investis :
    • Nicolas dans son role de responsable animateur mais aussi d’un secours précieux pour moi comme assistant chef de projet
    • Françoise et Marie-Antoine qui se sont désignées comme responsable des ressources documentaires
  • Connaissant sur la phase de cadrage quelques difficultés
    • Jean-Pierre désigné responsable technique dès le début et très moteur pour nous mettre en place notre environnement de travail mais qui suite à des difficultés techniques et un nourveau tournant dans sa vie pro dispose de moins de temps
    • Coralie comme assistante technique qui avec un emploi du temps très chargé n’en a pas disposé de suffisamment pour le projet
    • Xavier qui a aussi manqu de temps sur la phase de cadrage
  • Ont changé de statut
    • Emmanuel transformé en “visiteur” le 29/04/2013
    • Mohamed transformé en “visiteur” le 29/04/2013
    • Landry qui a été exclu le 29/04/2013

La création et l’appropriation d’outils

Une communauté Google+ Gdp ECAVE

C’est Jean Pierre qui était à la manœuvre et avec brio : création de la communauté et invitation de chacun à s’y joindre, création de catégories très utiles pour nous guider et en consultant, ajout d’un lien vers une carte conceptuelle mindmeister regroupant tous les liens utiles pour travailler sur notre Mooc GdP et sur notre projet

Et j’ai beaucoup appris sur cet outil grace à lui

Google drive

D’abord juste pour la lettre de définition puis j’ai découvert le coté réellement pratique des outils – même si aujourd’hui nous affrontons le problème de la gestion de documents.

Donc destiné à capitaliser et montrer ce qui se fait dans E-CAVE

Google Hangout

Hangout pour nos réunions mais aussi pour des aides techniques entre les membres ou pour  préciser la réalisation du projet E-CAVE dans l’entreprise du porteur de projet

C’est un outil qui n’est pas sans problèmes techniques – pluggin, perdu dans cette technologie, …

Le point positif, c’est de pouvoir faire un hangout a part et de le visionner plus tard à l’interieur du groupe – ce que j’ai fait par exemple pour un hangout d’apprentissage entre Pascal l’expert et Mari-Antoine la novice

Des mapmind collaboratifs sous Mindmeister

Comme pour notre carte d’orientation dans E-CAVE

Doodle

Pour organiser nos hangouts

Gantter

Pour suivre la planification du projet

Etherpad

Pour les minutes de nos réunions : exemple minutes du 11/04, réunion qui a validé l’objectif de cette fiche

Todo List

Très efficace pour suivre comme celle qui nous a permis de boucler notre dossier de cadrage

Pour résumer

Notre video de cadrage http://youtu.be/GzuUBJ2hUvc

Notre dossier de cadrage https://docs.google.com/document/d/15NZc5jyD4pTHawmSjfesZj8Rxt9w6pNWpb5xIdZiAdo/edit?usp=sharing

Et si vous voulez voter pour nous, allez y http://www.doodle.com/xpzy2e73k38bidq7#table