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Apprendre à utiliser les outils Google avec Training for Google Apps

Grace au blog du modérateur, j’ai découvert une extension aux différents outils de Google tels que Gmail, Google Agenda, Google Drive, Google Docs, Google+ et Google Classroom.

L’extension ajoute aux différentes applications Google en haut à droite un point d’interrogation entouré par un cercle rouge, bleu, jaune et vert

Capture

Cet icône permet d’accéder à un programme de formation adapté à l’outil utilisé.

Ainsi pas besoin de quitter l’application pour apprendre à l’utiliser.

Comment paramétrer Google

Les parametres qui me donnent des boutons

Quand je veux utiliser des fonctionnalités comme Google sites, Google Doc … il me faut un compte Google. Or il faut d’abord lui fournir une adresse mail. Mais si il EXIGE une adresse Gmail, c’est faux car ce n’est pas une obligation. À partir de cette URL  https://accounts.google.com/SignUpWithoutGmail, la création d’un compte Google se fait en donnant n’importe quelle adresse mail. (Cette information je l’avais déjà partager avec vous.)

Google au fur et à mesure que vous utilisez son moteur de recherche, son navigateur Web Chrome et ses autres applications arrive à déterminer votre profil. L’URL https://www.google.com/ads/preferences/ donne accès à une page Paramètres des annonces qui liste les informations qui vous concernent ce qui lui permet de vous présenter des encarts publicitaires adaptés à votre profil. En cliquant sur Désactiver sur chaque colonne, il ne reste aucune info perso. Certes j’ai encore des pub mais non ciblées.

Certains des paramètres peuvent être modifiés sur https://plus.google.com/settings

A l’extrême limite, vous pouvez supprimer votre compte Google+ : https://plus.google.com/downgrade/

Google donne un formulaire – https://support.google.com/legal – pour demander la suppression d’un contenu indexé et référencé par ses robots et que je juge illégal, diffamatoire, ne respectant pas ma vie privée, etc.  en précisant à quel produit est associé ce contenu et des précisions quant au contenu

Google enregistre l’historique Web des recherches depuis le moteur de recherche quand je suis connectée avec mon compte Google – mais je ne l’ai jamais activé. Sur la page https://history.google.com, il est possible de désactiver l’historisation ou de n’en supprimer que le contenu

Ne possédant pas d’Android donc pas de GPS qui envoie à Google des informations me géolocalisant en permanence,je n’ai pas l’utilité de la page Historique des positions  (options avec réglage pour désactiver ).

Google  peut supprimer un compte Gmail inactif depuis plus de neuf mois. Depuis la page Gestionnaire de compte inactif, il est possible de configurer une alerte mail ou SMS pour être averti, ce qui permet de s’y connecter à temps. Je ne l’ai pas fait car je n’en ai qu’un seul et je m’y connecte plusieurs fois par jour.

Les parametres que j’apprécie

Google Takeout permet de télécharger une copie des données de mon compte dans une archive grâce à  l’URL https://www.google.com/takeout qui prend en compte pour le moment 18 produits Google – dont il est possible de configurez les paramètres – afin de créer une archive  dont Gmail (tous mes mails et contacts que je laisse en vcard), Drive (tous mes dossiers et fichiers), Blogger (je choisis de prendre tous mes blogs) ; ce qui me laisse perplexe par contre c’est qu’il annonce pour les photos de Blogger, il faut inclure Picasa qu’il ne me propose pas (seulement Google photos et Panoramio que j’ai inclus), Youtube … Lancée ce jour à 10h24 (il annonce un temps très long ! Sachez que la création d’archives d’e-mails est longue, et peut prendre des heures, voire des jours entiers.) Terminée à 15 h pour 780 Mo

Google permet de savoir qui se connecte sur mon compte Google depuis la page Votre activité récente  qui affiche les dates et lieux des connexions. (adresses IP de connexion, villes, navigateurs et plateforme).

J’ai donné les autorisations d’authentification à de nombreuses applications tiers en passant par mon compte Google : La liste en est disponible sur la page Autorisation du compte  : ainsi j’ai pu me rendre compte qu’il y en avait dont je ne me souvnais même plus ! Et j’ai fait le ménage car sur cette page j’ai pu supprimer des autorisations.

Créer un compte Google sans Gmail

Suite à l’article de novembre 2012

Pour utiliser Google Sites, création d’un compte Google mais avec une adresse mail non Gmail
J’ai trouvé une adresse : https://accounts.google.com/NewAccount avec le formulaire est simple et très rapide à remplir. Un message est envoyé à l’adresse email professionnelle et il suffit d’utiliser le lien pour valider la création du compte.

Or au début 2013 Google n’offrait plus cette possibilité.

Et aujourd’hui ayant eu besoin de cette fonctionnalité, j’ai réessayé et constaté avec bonheur que cela fonctionnait de nouveau à l’adresse https://accounts.google.com/SignUpWithoutGmail

 

Créer un compte Google sans Gmail

Depuis un certain temps j’utilise Google Sites que je trouve simple d’utilisation pour des utilisateurs lambdas. Et j’aidais à leur inscription de compte google
Ce matin la surprise quand j’ai constaté que Google avait changé les règles de création de comptes en obligeant les nouveaux utilisateurs à créer un compte Gmail en lieu et place de l’inscription d’une simple adresse email – j’ignore depuis quand -.
Si on va sur google.fr et que l’on n’a pas de compte Google, si on clique sur « Connexion » puis sur créer un compte, on est redirigé vers la page de création d’un compte Gmail/Google+. Je ne vous dirais pas ce que j’en pense – c’est très négatif – et j’ai trouvé la solution car mes utilisateurs ont besoin d’un compte Google mais pas de la messagerie Gmail puisqu’ils ont déjà celle de mon entreprise.

Pour créer un compte sans Gmail il faut aller à cette adresse : https://accounts.google.com/NewAccount
Le formulaire est simple et très rapide à remplir. Un message est envoyé à l’adresse email professionnelle et il suffit d’utiliser le lien pour valider la création du compte.

Utiliser les modèles de réponses de Gmail

Pour activer ce module

Cliquer sur Paramètres (la roue dentée)
Cliquer sur Paramètres
Cliquer sur l’onglet Labos
Descendre jusqu’à Réponses standardisées et cocher activer
Cliquer sur Enregistrer les modifications.

Pour créer un nouveau modèle


Cliquer sur Nouveau message.
Rédiger le message qui servira de modèle
Cliquer ensuite sur Réponses standardisées puis sur Nouvelle réponse standardisée.
Donner un nom à la réponse et cliquer sur OK.

Pour utiliser une réponse standardisée

Quand je rédige un message, je peux insérer un texte enregistré en cliquant sur Réponses standardisées puis en choisissant le texte dans la partie Insérer.

Pour supprimer une réponse

Cliquer sur Réponses standardisées puis sur le nom de la réponse dans la partie Supprimer.

Activer le répondeur automatique dans Gmail

Quand je sais que je ne pourrai pas répondre à mes mails pendant quelques jours, je préviens ceux qui pourraient m’écrire grace au répondeur automatique.

  • Cliquer sur Paramètres (la roue dentée)
  • Cliquer sur Paramètres
  • Cliquer sur l’onglet Général
  • Descendre jusqu’à Réponse automatique
  • Cocher Réponse automatique activée
  • Cliquer dans le champ Date de début et choisir le jour où le répondeur doit être activé automatiquement.
  • Pour définir une date de fin si nécessaire, il faut cocher la case Fin et cliquer dans le champ Fin puis choisir le jour où le répondeur doit être désactivé automatiquement.
  • Ecrire l’objet et le corps du message qui sera envoyé en réponse aux personnes qui envoient des messages pendant la période d’absence
  • Cliquer sur Enregistrer les modifications.

Pour désactiver manuellement le répondeur, il suffit de retourner dans les paramètres et de sélectionner Réponse automatique désactivée puis cliquer sur Enregistrer les modifications.