MOOC Gestion de projet Semaine 3 Le devoir

Le programme du cours

 » Négocier les objectifs, gérer les réunions, faire les comptes-rendus et répartir le travail  »
avec au programme :

  • les outils basiques d’organisation
  • fixer et négocier les objectifs d’un projet
  • organiser des réunions efficaces
  • le compte-rendu
  • gérer la phase de démarrage

J’y ai d’autant plus prêté attention que le groupe projet commençait fort et les outils présentés devraient intégrer notre travail
Quand on parle de fixer les objectifs d’un projet et d’en lister les acteurs, d’organiser le travail avec la todo list, mais aussi d’animer les réunions et de rédiger les compte-rendus, le tout devant aboutir pour notre groupe E-CAVE à finaliser la fiche de définition
Pour en retrouver le détail, c’est sur le site Gestion de projet, sous la partie Outils basiques : gestion des réunions, compte-rendu, todo list

J’étais clairement plus motivée que sur les calculs financiers image3

Le devoir

Au premier abord, il apparait simple puisqu’il s’agit de faire un compte rendu, exercice qui ne m’est pas inconnu : « Vous trouverez ci-après des notes (ou “minutes”) de réunion, assez longues. Vous devez, à partir de ces informations, produire un compte-rendu synthétique qui ne dépassera pas deux pages ».

Cependant il est demandé d’y inclure « un tableau d’attribution des tâches »

Et quelques options sont suggérés pour passer dans la catégorie très bien comme

  • Ajouter en page 3 la mind map de la réunion
  • Au lieu de joindre les minutes à la suite du compte-rendu (en annexe), utiliser un lien qui permet de cliquer pour les consulter (sans oublier de donner l’accès en lecture au document).
  • Développer une étude en annexe : calcul des investissements, organigramme de l’entreprise etc…

Et la phrase « l’exercice est assez difficile et le temps de travail estimé est de 1 à 2h selon votre expérience et votre maîtrise des outils » n’est pas sans m’inquiéter

Les minutes (si le cœur vous en dit je les ai mises en bas du post) sont suffisamment longues pour que je ressente le besoin d’utiliser une carte mentale – et ce d’autant que ca fait partie des plus conseillés. Je change mes habitudes – et hop un challenge de plus – et j’utilise Mindmeister : voici la carte

La carte permet par une rapide exportation sous format texte, d’avoir le corps du compte rendu et derrière il ne reste que la mise en forme du texte pour notamment respecter les consignes .
Et je me suis éclatée à mettre un certain nombre de pièces en ajout par lien :
devoir3
En revanche, je n’ai retiré que peu « d’enrichissement professionnel » de cet exercice, si je puis dire, car il s’agit de quelque chose que j’ai déjà l’habitude de faire. J’ai appris deux-trois choses, qui m’ont permis de mettre en perspective la théorie du « compte-rendu idéal » avec les pratiques constatées dans mon environnement professionnel, et ainsi déterminer des points d’amélioration. Cela peut sembler peu, mais c’est déjà beaucoup.

et voila le résultat

Je ne suis pas déçue car ma note de 78/100 est plutot bonne mais je m’attendais à un peu mieux en fonction des commentaires d’autant qu’elle est inférieure aux notes de mes pairs et que malheureusement je ne sais rien des raisons de ce 78
Annexes complètes. Une mindmap très agréable! par Fabienne CHARIGNON
fabienne
Un vrai travail de synthèse ! A regretter peut-être quelques informations manquantes non négligeables ainsi qu’une mise en page qui aurait gagné à être plus aéré. par Gilles Flandrinck
Gilles
Travail sérieux! par Mokrini Sarah, Avr. 14 à 8:05pm
Sarah

Parmi ceux que j’ai corrigés

Des « devoirs » plutôt bons et même un très beau CR dans le sens où il était graphiquement nettement plus attractif que le mien puisque je m’étais contentée de rester dans les modèles proposés

Les minutes
Comité de direction – Réunion du 18 mars 2013
La séance est ouverte à 14h.
Le directeur général de GdP, Bernard, accueille les membres du comité de direction pour leur 3ème réunion de l’année, le directeur logistique est également invité à la réunion.
Il leur rappelle que l’objet de cette réunion est de faire un choix entre trois projets qui devrait booster l’entreprise.
Le premier projet consiste en de la production en tant que sous-traitant d’un gâteau fourré chocolaté présenté en emballage de 12 unités.
Le second projet consiste à produire pour une grande enseigne de distribution des galettes au beurre emballées dans des paquets de 9 unités.
En ce qui concerne le dernier projet, l’entreprise produirait des cookies sous sa propre marque dans un sachet en vrac refermable. Ce nouveau type d’emballage, plus écologique, n’est pas encore utilisé par GdP et doit permettre d’assurer l’étanchéité et la bonne conservation des biscuits.
Présentation des calculs de rentabilité des projets par le DAF
Le Directeur Administratif Financier, Guy, présente les calculs de rentabilité relatifs à chaque projet. Il a calculé la Valeur Actuelle Nette de chaque projet pour pouvoir les comparer. Il précise que la VAN est un des indicateurs permettant d’évaluer la rentabilité d’un projet mais pas le seul.
Pour le projet 1 il obtient une VAN d’environ 25000€ sur 4 ans. Le projet 2 a une VAN de 3000€ ce qui est très faible. Bernard rappelle que le projet 2 n’est valable que sur deux ans, c’est un projet à très court terme. Enfin le projet 3 obtient une VAN de 30000€ sur 4 ans. Guy précise que la VAN n’est pas calculé sur une durée infinie à cause des instabilités du marché et que ces valeurs restent approximatives.
Guy ajoute que visiblement le projet 2 n’a que peu d’intérêt par rapport aux deux autres. Jacques (directeur de production) renchérit trouvant qu’il est dommage de lancer tout un processus d’industrialisation pour un produit qu’on ne compte vendre qu’un an. Tout le monde s’accorde pour éliminer le projet 2.
Marc (directeur commercial) demande si le calcul d’actualisation ne nous permet pas de choisir directement puisque le projet 3 paraît le plus rentable. Guy répond que les projets 1 et 3 obtiennent une VAN semblables et que donc ils sont tous les deux intéressants au niveau financier. Un écart si faible ne permet pas de trancher, ces chiffres ne sont que des prévisions.
Thierry se dit tout à fait d’accord avec Guy, d’autres paramètres rentrent en jeu pour définir lequel du projet 1 ou du projet 3 sera le plus bénéfique pour l’entreprise. Bernard propose alors de creuser d’avantage en s’intéressant aux enjeux et impacts des projets.
Évaluation des enjeux et impacts des projets
Projet 1
Pour Emma (directrice marketing) ce produit nécessite une courte phase de préparation et lancement du produit car on dispose d’un cahier des charges précis.
D’après Jacques l’industrialisation est facile et les ressources nécessaires à sa production sont présentes mais le projet nécessitera sûrement une réorganisation de la production.
Pour Bernard ce projet prend peu de risques mais ce n’est pas un projet innovant pour l’entreprise ni bénéfique sur le long terme.
Projet 3
De même que pour le projet 1 les ressources nécessaires sont présentes.
Emma précise que ce segment de marché lui est inconnu pour l’instant mais que ce serait un défi intéressant de s’y confronter. Il faudrait donc faire une étude de marché précise pour savoir comment mettre le produit en avant et quelles sont les cibles visées. Arnold demande s’il n’est pas trop dangereux de changer de cible. Marc assure que ça peut être positif si le changement est bien conduit et s’insère bien dans les tendances du marché ce qui est le cas avec la tendance écologique. Bernard demande si le service marketing se sentirait capable d’assumer le lancement d’un produit sur un segment différent du segment habituel? Pour Emma il faudrait effectivement avoir recours à du conseil en marketing. Ils ont déjà travaillé avec une telle entreprise par le passé, ils peuvent les recontacter.
Thierry se dit embêté par l’emballage qui est plus complexe que leur emballage actuel. Il faudra rechercher de nouveaux fournisseurs. Jacques demande s’il ne serait pas possible d’intégrer l’emballage à la chaîne de production. Bernard intervient en disant que ça pourrait être envisageable mais que c’est un investissement important pour un seul produit. Il faut alors être sûr que le produit va très bien marcher ou bien étendre l’emballage à d’autres produits. La question de l’emballage est donc à revoir après l’étude de marché.
Marc (directeur commercial) ajoute que ce produit est plus cher et qu’on mise sur une quantité vendue plus réduite que pour le produit 1. Ainsi le planning de production sera moins bouleversé et les points de ventes actuels de l’entreprise suffiront à écouler cette quantité. Il n’y a pas de démarchage supplémentaire à faire. Il ajoute que sur le marché de l’alimentaire, la tendance écologique est en plein essor et qu’il serait dommage de passer à côté de cette opportunité. Bernard précise qu’on reviendra sur la situation du marché plus tard.
Point sur les capacités de production par Jacques
Jacques précise qu’une réorganisation de la production sera nécessaire mais que les ressources actuelles suffiront à produire l’un ou l’autre des projets. Arnold (directeur logistique) assure qu’il en est de même pour la logistique et les capacités d’entreposage.
Bernard se dit rassuré par ces affirmations.
Point sur la situation économique du marché de gâteau par Marc
En ce qui concerne le marché des biscuits, Marc ne cache pas son scepticisme pour le lancement d’un biscuit classique comme celui du produit 1. Le marché est saturé sur le segment des biscuits classiques et bon marché. Il serait plus intéressant de viser un autre segment. La tendance écologique est en plein essor et le produit 3 aurait une vraie valeur ajoutée sur le marché. De plus on a observé un changement dans les habitudes des consommateurs ces dernières années : après une période où les consommateurs recherchaient la facilité et la rapidité, notamment avec l’essor des surgelés et des fast-foods, on observe aujourd’hui un retour à la tradition et une recherche de la qualité. Ainsi il y a vraiment matière à faire un du produit 3 un produit à forte valeur ajoutée.
Bernard trouve en effet que le projet 1 est un projet à trop court terme. Il aimerait ajouter une corde à son arc plutôt que de lancer un projet éphémère. De plus le produit 3 correspond à l’objectif annoncé de développer le travail en mode projet au sein de l’entreprise.
Point sur la situation économique de l’entreprise par Guy
Guy rappelle que l’entreprise stagne et donc que l’investissement dans un projet est nécessaire pour que l’entreprise puisse rebondir. Ainsi il faut investir dans un projet qui a de l’avenir.
Thierry avoue avoir des doutes maintenant alors qu’il était plutôt favorable au projet 1 avant la réunion. En effet le projet 1 est un projet plus sûr et bien maîtrisé puisqu’il n’apporte rien de nouveau à ce qu’on fait déjà mais ce n’est peut-être pas le genre de projet qu’il faut pour relancer l’entreprise. Marc ajoute que le projet 3 serait un grand bond en avant et consisterait un véritable défi pour l’entreprise.
Bernard résume le débat : le projet 3 est un projet d’avenir, c’est un projet plus incertain mais qui peut apporter un véritable plus à l’entreprise. Le projet 1 est un projet de plus court-terme et plus sûr mais qui n’apporte rien de nouveau. Personne n’émet d’objection. Bernard procède à un vote à main levé, le projet 3 est choisi à l’unanimité.
Bernard veut que la constitution d’un groupe projet soit décidée dès cette réunion. Il propose de nommer Thierry chef de projet si ce projet l’intéresse car, en tant que directeur développement, il dispose d’un rôle transverse dans l’entreprise et dispose donc d’une vision globale du projet. Emma se chargera de la partie marketing, le responsable R&D et la responsable laboratoire de la partie conception du projet, le Directeur de Production de l’industrialisation et le DAF de la partie financière.
Bernard veut aller vite, la phase avant-projet doit être lancée dès le lendemain. Thierry propose alors aux membres de son équipe déjà présents de fixer une première réunion le plus rapidement, dans 2 jours si possible, pour établir la feuille de route du projet. Ils définissent ensemble les premiers livrables. Emma s’engage à conduire une étude marketing dans les 3 semaines qui viennent et Jacques sera responsable de l’étude de faisabilité qui se déroulera en parallèle de l’étude marketing. Bernard impose que le dossier avant-projet soit terminé pour le 25 avril, date de la prochaine réunion du comité de direction.
La séance est levée à 16h.

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